نرم‌افزار مدیریت هتل چیست و چه امکاناتی باید داشته باشد؟
نرم‌افزار مدیریت هتل سامانه‌ای است که اتاق‌ها، رزروها، مهمانان و حساب‌های هتل را در یک جا نگه می‌دارد. به آن PMS هم می‌گویند، کوتاه‌شده‌ی Property Management System. کار اصلی‌اش این است که پذیرش، خانه‌داری، صندوق، حسابداری و مدیریت از روی یک اطلاعات کار کنند و هر کدام نسخه‌ی خودش را نداشته باشد.
اگر امروز رزروها در یک دفتر، صورت‌حساب‌ها در اکسل و وضعیت اتاق‌ها در ذهن سرپرست خانه‌داری است، مشکل شما نبودن تلاش نیست؛ نبودن یک مرجع مشترک است. این راهنما می‌گوید چنین سامانه‌ای باید چه چیزهایی داشته باشد و هنگام انتخاب چه بپرسید.
رک اتاق: صفحه‌ای که هر روز باز می‌ماند
رک اتاق جدولی است که اتاق‌ها را در ردیف و روزها را در ستون نشان می‌دهد و هر رزرو روی آن یک میله است. پذیرش باید با یک نگاه بفهمد امشب چه اتاقی خالی است و بتواند با کشیدن میله، مهمان را جابه‌جا کند. وقتی رزرو موقت، قطعی، گروهی و اتاق خارج از سرویس رنگ‌های جدا داشته باشند، خطای چشمی کم می‌شود.
از فروشنده بخواهید رک را با تعداد اتاق واقعی هتل شما نشان بدهد. صفحه‌ای که با 20 اتاق روان است، شاید با چند صد اتاق نباشد.
رزرو: جایی که بیشترین پول گم می‌شود
یک سامانه‌ی خوب باید این حالت‌ها را بدون راه‌حل دستی پوشش بدهد:
- رزرو چند اتاق با یک مسئول پرداخت.
- رزرو موقت با مهلت: اتاق تا زمان مشخصی نگه داشته می‌شود و اگر تأیید نشد، آزاد می‌شود.
- گروه‌ها: سهمیه‌ی اتاق، فهرست اتاق‌بندی و یک صورت‌حساب اصلی.
- قرارداد شرکت و آژانس با سقف اعتبار.
مهم‌ترین سؤال این بخش ساده است: اگر دو نفر هم‌زمان آخرین اتاق را رزرو کنند چه می‌شود؟ جواب درست این است که سامانه فقط یکی را می‌پذیرد، و این قید باید در خود پایگاه داده باشد، نه فقط در صفحه‌ی برنامه.
نرخ: چیزی فراتر از یک عدد
نرخ اتاق در طول سال و بین کانال‌ها تغییر می‌کند. سامانه باید طرح نرخ داشته باشد و محدودیت‌های فروش را بفهمد: حداقل اقامت، بسته بودن برای ورود یا خروج در یک تاریخ و توقف فروش. اگر چند شعبه دارید، باید بتوانید نرخ را در سطح زنجیره تعریف کنید و هر شعبه در صورت نیاز آن را تغییر دهد.
صورت‌حساب مهمان: جای پرتنش‌ترین گفت‌وگوها
لحظه‌ی خروج جایی است که اعتماد مهمان ساخته یا خراب می‌شود. این موارد را بررسی کنید:
- تقسیم صورت‌حساب بین مهمان و شرکت.
- انتقال هزینه بین صورت‌حساب‌ها.
- ثبت هزینه‌ی رستوران و خدمات روی اتاق، بدون تایپ دوباره.
- اصلاح فقط با ابطال و ذکر دلیل. سطری که بشود بی‌ردپا پاکش کرد، در حسابرسی دردسر می‌سازد.
خانه‌داری: اتاق تا تمیز نباشد فروختنی نیست
پذیرش باید بداند کدام اتاق واقعاً آماده است. برد خانه‌داری روی گوشی، این فاصله را از بین می‌برد: نفرات اتاق‌های خودشان را می‌بینند و با تغییر وضعیت، پذیرش همان لحظه خبردار می‌شود. گزارش خرابی هم باید بتواند مستقیم درخواست تعمیر بسازد، نه این‌که روی کاغذ بماند.
بستن شب و حسابداری
بستن شب، روز کاری هتل را تمام می‌کند. نرم‌افزاری که به حسابداری وصل نیست، کار را به آخر ماه و به تایپ دوباره می‌سپارد. بپرسید آیا بعد از بستن شب سند حسابداری ساخته می‌شود و اگر صدور سند خطا داد، آیا کار هتل متوقف می‌شود یا نه. مقاله‌ی جدای ما درباره‌ی بستن شب و حسابداری این را کامل باز کرده است.
وقتی اینترنت نیست
اگر نرم‌افزار فقط تحت وب باشد، قطع اینترنت یعنی ایستادن پذیرش. پرسش مشخص این است: هنگام قطعی، چه کارهایی را می‌توان انجام داد و بعد از وصل شدن با برخوردها چه می‌شود؟ جزئیات را در مقاله‌ی نرم‌افزار هتل هنگام قطع اینترنت ببینید.
گزارش‌هایی که مدیر واقعاً نگاه می‌کند
گزارش خوب گزارشی نیست که صفحه‌های زیادی داشته باشد؛ گزارشی است که هر صبح به یک سؤال جواب بدهد. دست‌کم این‌ها را بخواهید: وضعیت اشغال امشب و هفته‌ی پیش رو، میانگین نرخ، درآمد به تفکیک اتاق و خدمات، مانده‌ی بدهی مهمانان ساکن و شرکت‌ها، و فهرست ابطال‌ها با دلیل و نام ثبت‌کننده. عددها باید هر بار یکسان دربیایند؛ اگر هر گزارش تعریف خودش را داشته باشد، جلسه‌ی مدیریت به بحث درباره‌ی عدد درست می‌گذرد.
فرم مهمان و الزام‌های اداری
هر کشور و شهری برای ثبت مشخصات مهمان مقررات خودش را دارد. نرم‌افزار باید بتواند اطلاعات هویتی را کامل ثبت کند و فهرست مهمانان را در قالبی بدهد که به‌کار گزارش به اماکن بیاید. برای صورت‌حساب رسمی هم بپرسید فاکتور فروش از کجا صادر می‌شود و آیا به سامانه‌ی مودیان راه دارد. این‌ها را پیش از خرید با قالب واقعی شهر و هتل خودتان بررسی کنید، نه با وعده‌ی کلی.
پشتیبانی و مالکیت داده
نرم‌افزار هتل هر شب کار می‌کند، پس پشتیبانی هم باید برنامه‌ی روشن داشته باشد. بپرسید بیرون از ساعت اداری چه کسی جواب می‌دهد، به‌روزرسانی چطور انجام می‌شود و نسخه‌ی پشتیبان کجا و چند وقت یک بار گرفته می‌شود. داده‌ی مهمانان و مالی هتل مال هتل است؛ این را هم در قرارداد بنویسید که در پایان همکاری چطور و با چه قالبی به شما تحویل داده می‌شود.
ده سؤال پیش از خرید
- فروش دوباره‌ی یک اتاق را چطور جلوگیری می‌کنید؟
- هنگام قطع اینترنت چه کارهایی ممکن است؟
- آیا صورت‌حساب بدون ردپا پاک می‌شود؟
- سند حسابداری چطور و چه وقت ساخته می‌شود؟
- رک با تعداد اتاق هتل من چقدر روان است؟
- برای چند شعبه، پرونده‌ی مهمان و نرخ مشترک هست؟
- گزارش اشغال، ADR و RevPAR از کجا می‌آید؟
- فهرست مهمانان برای گزارش به اماکن چطور گرفته می‌شود؟
- اتصال به سایت‌های رزرو و قفل در واقعاً آماده است یا نیاز به توسعه دارد؟
- داده‌ی ما کجا نگه داشته می‌شود و اگر رفتیم، چطور تحویلمان می‌دهید؟
فراهتل کجای این فهرست است؟
فراهتل نسخه‌ی هتلداری فراERP است و بیشتر موارد بالا را دارد: رک با جابه‌جایی کشیدنی، قید پایگاه داده‌ای روی فروش اتاق، صورت‌حساب با ابطال و دلیل، برد خانه‌داری، بستن شب با سند روزانه و کار بدون اینترنت با فرادسک. اتصال به سایت‌های رزرو و قفل، امروز یک نقطه‌ی اتصال باز است و برای هر مورد به توسعه نیاز دارد. فراهتل محصول تازه‌ی ماست؛ پیشنهاد می‌کنیم همین ده سؤال را در دمو از ما هم بپرسید.
پرسش‌های پرتکرار
نرم‌افزار مدیریت هتل چیست؟
سامانه‌ای که اتاق‌ها، رزروها، مهمانان و حساب‌های هتل را در یک جا نگه می‌دارد تا پذیرش، خانه‌داری، مالی و مدیریت از یک اطلاعات کار کنند.
PMS هتل یعنی چه؟
PMS کوتاه‌شده‌ی Property Management System و همان نرم‌افزار مدیریت هتل است.
رک اتاق چیست؟
جدولی که اتاق‌ها را در ردیف و روزها را در ستون نشان می‌دهد و هر رزرو روی آن یک میله است.
مهم‌ترین امکان نرم‌افزار هتل کدام است؟
به نوع هتل بستگی دارد، ولی جلوگیری از فروش دوباره‌ی اتاق، ردپای صورت‌حساب و اتصال به حسابداری پایه‌ی هر انتخابی‌اند.