بستن شب هتل و حسابداری: از صورت‌حساب مهمان تا سند روزانه
بستن شب هتل فرایندی است که روز کاری را تمام می‌کند، هزینه‌ی اتاق هر مهمان ساکن را ثبت می‌کند و حساب‌های آن روز را آماده‌ی حسابداری می‌سازد. به انگلیسی به آن Night Audit می‌گویند. اگر درست انجام شود، حسابدار صبح سند آماده دارد؛ اگر نه، آخر ماه با یک کوه اختلاف روبه‌رو می‌شود.
تاریخ کاری با تاریخ تقویم فرق دارد
مهمانی که ساعت 2 بامداد می‌رسد، از نظر تقویم در روز جدید است، ولی معمولاً جزو شب قبل حساب می‌شود. برای همین هتل یک تاریخ کاری دارد که فقط با بستن شب جلو می‌رود. در زنجیره، هر هتل باید تاریخ کاری مستقل خودش را داشته باشد؛ بسته نشدن یک شعبه نباید شعبه‌ی دیگر را نگه دارد.
در بستن شب چه اتفاقی می‌افتد؟
- بررسی ورودی‌ها و خروجی‌های روز. کسی که باید می‌رسید و نرسیده، و کسی که باید می‌رفت و هنوز هست.
- ثبت هزینه‌ی اتاق. برای هر اقامت، هزینه‌ی همان شب روی صورت‌حساب می‌نشیند.
- بررسی صندوق و شیفت‌ها. دریافت‌های نقدی و کارتی با صندوق تطبیق داده می‌شود.
- ثبت آمار روز. اشغال، درآمد و عددهای مدیریتی برای گزارش‌ها ذخیره می‌شود.
- صدور سند حسابداری.
- جلو بردن تاریخ کاری.
خطایی که نباید ممکن باشد: دو بار حساب شدن یک شب
اگر بستن شب نیمه‌کاره بماند و دوباره اجرا شود، ممکن است هزینه‌ی همان شب دو بار روی صورت‌حساب بنشیند. جلوگیری از این خطا نباید به دقت کاربر وابسته باشد. راه درست یک قید در پایگاه داده است: برای هر اقامت و هر شب فقط یک هزینه‌ی اتاق.
ساختار سند روزانه‌ی هتل
منطق حسابداری هتل روی یک حساب واسط می‌چرخد: حساب مهمانان. مهمان وقتی خدمتی می‌گیرد به هتل بدهکار می‌شود و وقتی پول می‌دهد بدهی‌اش کم می‌شود. هنوز هیچ فاکتوری بسته نشده، ولی درآمد آن شب تحقق یافته است.
| بدهکار | بستانکار |
|---|---|
| حساب مهمانان | درآمد اتاق، سایر درآمدها، مالیات |
| صندوق، کارتخوان، بانک | حساب مهمانان |
سطر اول درآمد را می‌شناسد و سطر دوم دریافت پول را. مانده‌ی حساب مهمانان در هر لحظه نشان می‌دهد مهمانان ساکن چقدر بدهکارند. این نگاشت را باید حسابدار همان هتل با سرفصل‌های خودش تأیید کند.
فاکتور رسمی و سند: مراقب دوباره‌ثبت شدن باشید
درآمد در سند روزانه شناسایی شده است. پس اگر با بستن صورت‌حساب مهمان فاکتور فروش رسمی صادر می‌شود، این فاکتور نباید سند درآمد دوم بسازد. برعکس، خدماتی که از صندوق فروش به حساب اتاق می‌آیند درآمدشان در سند صندوق ثبت شده و این‌جا فقط باید از حساب دریافتنی به حساب مهمان منتقل شوند. این دو نکته بیشترین اختلاف‌ها را می‌سازند.
اگر صدور سند خطا داد؟
کار هتل نباید به‌خاطر خطای حسابداری بایستد. بهتر است بستن شب کامل شود، خطا برای رسیدگی ثبت شود و سند بعد از رفع مشکل صادر شود. هر سطری هم که هنوز سند نخورده، حتی سطری که دیر از شعبه‌ی آفلاین رسیده، باید در سند بعدی بیاید.
شیفت صندوق را از بستن شب جدا نگه دارید
شیفت صندوق به کارمند مربوط است و بستن شب به روز کاری هتل. هر صندوقدار در پایان شیفتش پول نقد را می‌شمارد و اختلاف آن با دریافت‌های ثبت‌شده مشخص می‌شود. بستن شب نباید جای این شمارش را بگیرد. اگر این دو یکی شوند، معلوم نمی‌شود کسری صندوق مال کدام شیفت بوده است.
روز کاری را کی ببندیم؟
معمولاً هتل‌ها بعد از نیمه‌شب و وقتی ورودی‌های دیرهنگام کم شده‌اند، شب را می‌بندند. ساعت دقیق به الگوی هتل بستگی دارد؛ مهم این است که هر روز تقریباً در یک زمان انجام شود و کسی مسئول مشخص آن باشد. عقب افتادن بستن شب فقط یک تأخیر اداری نیست؛ گزارش‌های مدیریت و سند حسابداری را هم عقب می‌اندازد.
مهمان ساکن در پایان ماه
مهمانی که در مرز دو ماه ساکن است، نشان می‌دهد چرا سند روزانه بهتر از سند هنگام خروج است. اگر درآمد فقط هنگام خروج ثبت شود، درآمد شب‌های ماه قبل به ماه بعد می‌رود و گزارش سود و زیان هر ماه اشتباه می‌شود. با ثبت روزانه، هر شب در همان روز خودش شناسایی می‌شود و مانده‌ی حساب مهمانان بدهی واقعی مهمانان ساکن را نشان می‌دهد.
فهرست کنترلی مدیر مالی
- آیا مانده‌ی حساب مهمانان با جمع صورت‌حساب‌های باز می‌خواند؟
- آیا برای هر شعبه تاریخ کاری به‌موقع جلو رفته است؟
- سطرهای ابطال‌شده چه دلیلی دارند و چه کسی آن‌ها را ثبت کرده؟
- آیا سندی با خطا مانده است؟
- دریافت‌های شیفت با صندوق می‌خوانند؟
فراهتل این کار را چطور می‌کند؟
در فراهتل هر هتل تاریخ کاری مستقل دارد که فقط با بستن شب جلو می‌رود. قید پایگاه داده‌ای مانع دوبار حساب شدن یک شب است. بعد از هر بستن شب سند روزانه با ساختار بالا در حسابداری فراERP صادر می‌شود و شامل سطرهای دیررسیده‌ی آفلاین هم هست. شکست سند کار هتل را متوقف نمی‌کند و برای رسیدگی ثبت می‌شود. فاکتور فروشی که از صورت‌حساب بسته صادر می‌شود، سند جدایی نمی‌سازد و از راه ماژول مودیان ارسال می‌شود. نگاشت حساب‌ها را با حسابدار هتل شما تنظیم می‌کنیم.
پرسش‌های پرتکرار
بستن شب هتل چیست؟
فرایندی که روز کاری را تمام می‌کند، هزینه‌ی اتاق مهمانان ساکن را ثبت می‌کند و حساب‌های روز را برای حسابداری آماده می‌سازد.
تاریخ کاری هتل یعنی چه؟
تاریخی که عملیات هتل با آن ثبت می‌شود و فقط با بستن شب جلو می‌رود، نه با عوض شدن تقویم.
حساب مهمانان چیست؟
حساب واسطی که بدهی مهمانان بابت خدمات و کاهش آن با پرداخت‌هایشان را نگه می‌دارد.
آیا فاکتور رسمی هتل سند جدا می‌خواهد؟
اگر درآمد در سند روزانه شناسایی شده باشد، فاکتور نباید سند درآمد دوم بسازد.